4.1 La Administración y Colaboración de un Proyecto

4.1 LA ADMINISTRACIÓN Y COLABORACIÓN DE UN PROYECTO

Los programas de Administración de proyectos tienen una capacidad variable, desde sencillos programas de elaboración de calendarios que realizan gráficas de Gantt hasta enormes aplicaciones de mainframes, que están integradas con los sistemas de información administrativa de presupuestos, mercadotecnia, fabricación, personal y otros sistemas.

De acuerdo con la capacidad del programa se pueden ingresar secuencias de tareas, recursos, fechas y costos, y la computadora calcula los calendarios, presupuestos o utilización de recursos en lugar de uno. La mayor parte de los programas dibuja incluso las redes, o puede convertir el formato de una red al de otra.
Además de ayudar con los calendarios y costos, estos programas elaboran una amplia variedad de informes, desde simples hasta amplios. Si tiene un requisito especial en el manejo de su proyecto, como un informe o una gráfica de elaboración especial, es probable que exista un programa con la capacidad de elaborar la salida que necesita.

El software de administración de proyectos puede ser una gran bendición para el gerente de proyectos que da seguimiento a variables, calendarios, recursos, costos y tareas insurreccionadas que entran en juego. Aunque no todos los programas hacen lo siguiente, la mayor parte de ellos le pueden ayudar a realizarlo

* Hacer gráficas de costos, calendarios y utilizar recursos mediante gráficas de Gantt, histogramas, diagramas en línea y una diversidad de tipos de gráficas.

* Crear informes estándares y a la medida, inclusive contabilidad estándar y dar seguimiento. Algunos programas elaboran hasta formatos de informes especiales que requieren las dependencias gubernamentales (DOD).

                                                                             
* Mantener calendarios de recursos y proyectos que registran la disponibilidad personal y equipo. Estos calendarios de programas internos se usan para crear calendarios óptimos. Tal característica permite que el gerente establezca semanas de trabajo con base a días laborales reales y especifica periodos en que no se trabaja, con fines de semana, días festivos y vacaciones. Se puede imprimir el calendario de proyecto en forma detallada o resumida.

* Hacer cambios en los calendarios con base en una diversidad de parámetros de nivelación de recursos y atributos de elaboración de calendarios de prioridades.

* Mantener inventarios de habilidades que se acoplen a los recursos y requisitos de las tareas.

* Dar seguimiento y programar múltiples proyectos a la vez. Algunos paquetes tienen una sola base de datos amplia, que permite el análisis de diversos proyectos.

* Permitir que muchas personas tengan acceso, introduzcan e informen datos del proyecto al mismo tiempo.

* Reducir la visión de los proyectos por estructura de desglose del trabajo o por estructura de la organización, su proyecto o hito.

* Calcular y mostrar la ruta crítica de una red.

* Mostrar programas alternativos, asignación de tareas y criterios de costos, de modo que se pueda evaluar el impacto de los cambios en los calendarios, las secuencias y los recursos.

* Asignar parámetros de advertencia temprana, que permitan que el programa le informe de posibles dificultades, incluidos problemas con los calendarios, conflictos de recursos con otros proyectos y que se rebase el presupuesto.

* Integrarse con el sistema de manejo de los materiales, compras y contabilidad para ayudar en la solicitud de materiales, suministros, equipo y servicios de contratistas.

* Producir gráficas con presentación de alta calidad para informes a la administración y a los clientes sobre el estado y planes del proyecto.

* Mostrar de manera simultánea datos reales y planeados.

* Resumir datos de diversas formas, inclusive gastos, tiempos y datos de actividades.

* Terminar análisis de costos y análisis de variaciones.

Uno de los mayores beneficios en el uso de software en la implantación de la metodología de administración de proyectos es su capacidad de análisis “y que pasa si…”, que se va facilitando por el software interactivo. Para esto, muchos programas establecen una base de datos separada por duplicado del proyecto, antes de que se ingresen los cambios, entonces el software realiza un análisis comparativo y muestra el nuevo plan de proyecto contra el antiguo, en forma tabular o gráfica. Esto facilita y agiliza la revisión del impacto de los cambios por parte de los gerentes, y se puede llegar a conclusiones mejores y más informadas.
Para una clasificación fácil, los programas de software de administración de proyectos se pueden dividir en 4 categorías, basadas en las funciones y características que ofrecen. Estas incluyen programas de elaboración de calendarios, programas de un solo proyecto, programas de nivel corporativo y programas para megaproyectos.

PROGRAMAS DE ELABORACIÓN DE CALENDARIOS.

Son productos de software relativamente sencillos, que suelen diseñarse para personas que manejan pequeños proyectos con sólo algunos miembros en el equipo. Estos programas suelen producir gráficas de Gantt y trabajan en forma similar a los programas de hojas de cálculo como Excel. Suelen tener un precio algo accesible y ofrecen poca capacidad, si es que la tienen de informar sobre recursos o presupuestos. Estos programas suelen estar limitados a la elaboración de un pequeño número de gráficas e informes. Algunos de estos programas permiten el ingreso de datos reales que se mostraran simultáneamente con los datos planeados, pero otros no.

Elija un programa de elaboración de calendarios si sus proyectos están muy cargados en cuestión de éstos, pero requieren un control mínimo de costo y recursos. Si sus requisitos de información son simples y sus proyectos pequeños, uno de estos programas le puede ser muy útil. Los buenos resultan fáciles de aprender, proporcionan la capacidad de despliegues de color y permiten el uso de simbología de las gráficas de Gantt.

PROGRAMAS PARA UN SOLO PROYECTO.

Programas de elaboración de calendarios más complejos son los paquetes de software de características completas, diseñados para manejar un solo proyecto. Estos productos son todavía más sencillos de usar, y su salida es fácil de entender. La mayor parte de ellos permite producir gráficas de Gantt, diagramas de red (PERT o de precedencia) en diversos formatos y diversos informes estándares.

Los programas para un solo proyecto son mejores en los proyectos que tienen menos de 200 tareas. Proporcionan solo un análisis limitado de los datos y, como los programas en este nivel con frecuencia no proporcionan una reprogramación automática basada en cambios de recursos específicos, no son útiles en proyectos que exigen grandes cambios de personal y análisis “y que pasa si…”. 

PROGRAMAS DE NIVEL CORPORATIVO

Hay muchos programas en esta categoría. Algunos de ellos desarrollados por grandes compañías reconocidas de software. Otros son fabricados por compañías que se especializan en programas de administración de proyectos.
Los programas de este nivel amplían las características ya mencionadas en los niveles anteriores y funcionan en computadoras personales. Otros son para minicomputadoras o estaciones de trabajo gráficas y sus fabricantes a menudo ofrecen una versión para proyectos más pequeños. Estos programas suelen permitir una contabilidad de costos, nivelación de recursos, gráficas y análisis “y que pasa si…” más complejos. Las características específicas varían de manera considerable, lo mismo que su facilidad de uso, flexibilidad y capacidad de informes.
Si su intención es manejar de manera regular proyectos con cien tareas o más, o coordinar múltiples proyectos, se debe comenzar a investigar el software de esta categoría. Algunos que le permite a uno comenzar en forma simple y agregar funciones y capacidad en la medida en que va desarrollando sus habilidades de manejo de proyectos. 

Los programas más complejos de esta categoría pueden ofrecer módulos accesorios, relativos al control de contratos o funciones de informes especializados que rivalizan con la capacidad de los programas de mega proyectos diseñados para mainframes.

PROGRAMAS PARA MEGAPROYECTOS

Estos programas pueden tener o no más características que los programas más avanzados para computadoras de escritorio, suelen estar diseñados para mini computadoras y mainframes. Puede haber una versión de computadora personal que comparta los datos con el programa de mainframe, pero estas versiones basadas en PC con frecuencia suelen ser difíciles de emplear y carecen de complejidad en las gráficas de los programas diseñados de manera específica para computadoras personales.

Algunos programas de mainframe también carecen de la flexibilidad y de las características interactivas de los programas basados en las computadoras personales.
Los programas para mega proyectos pueden manejar miles de tareas y cientos de recursos. Casi siempre incluyen complejos módulos de funciones de contabilidad d costos y nivelación de recursos. En ocasiones no son fáciles de usar y muy difíciles de instalar, pero ofrecen ventajas de velocidad de procesamiento e intercambio de información que todavía no están disponibles para redes de computadoras personales. Lo que es de mayor importancia, su éxito depende del compromiso de la administración para que el programa se use de manera acorde y estándar en todos los proyectos.

Si sus necesidades de administración de proyectos incluyen el manejo de miles de tareas o múltiples proyectos complejos, con recursos compartidos, cumplimiento de especificaciones de los contratos gubernamentales e integración con sistemas corporativos de contabilidad e información, entonces es posible que haya la necesidad de estos programas. Estos sistemas están diseñados para gerentes de proyectos con experiencia y no se recomiendan a menos que sean absolutamente necesarios.